Fallstudie
Vom Faxgerät zum durchgängigen System.
Ein mittelständisches Dentallabor. Anonymisiert auf Wunsch des Labors.
Die Ausgangslage.
Ein Dentallabor, über zwei Jahrzehnte gewachsen: handwerklich exzellent, organisatorisch am Limit. Aufträge kamen per Fax und Telefon und wurden mehrfach abgetippt. Papierlaufkarten wanderten durchs Haus, und ohne Nachfragen wusste niemand, wo ein Auftrag gerade stand.
Scans, Fotos und Belege lagen verstreut in Postfächern und auf einzelnen Rechnern. Am Monatsende wurden Belegstapel für die Buchhaltung von Hand aufbereitet. Das Team war gut. Die Abläufe waren es nicht.
Der Weg.
Analyse
Wir haben jeden Prozess per Videocall aufgenommen, vom Faxeingang bis zur Ablage. Am Ende stand eine klare Reihenfolge: die größten Hebel zuerst.
Digitalisierung
Schritt für Schritt im laufenden Betrieb: erst der digitale Auftragseingang, dann Laufkarten, Praxis-Kommunikation, Scans, Rechnungen und Buchhaltung. Wo nichts Passendes existierte, kam eigene Software zum Einsatz.
Etablierung
Das Team wurde am echten Auftrag geschult und die ersten Wochen eng begleitet. Gemessen wurde, was sich verbessert, bis der neue Ablauf selbstverständlich war.
Was heute automatisch läuft.
Fax und Telefon, mehrfach abgetippt
Digital erfasst, einmal und ohne Übertragungsfehler
Papierkarten wanderten durchs Labor
Digital an jedem Arbeitsplatz, Status in Echtzeit
Rückfragen kosteten Anrufe und Wartezeit
Rückfragen mit Fotos direkt am Auftrag, Antworten in Minuten
Kamen per USB-Stick und E-Mail-Anhang
Intraoralscans landen automatisch im richtigen Auftrag
Positionen von Hand zusammengesucht
Entstehen automatisch aus den Auftragsdaten
Belege gesammelt und monatlich abgetippt
Automatische, saubere Übergabe an die Buchhaltung
Gab es nicht, nur Bauchgefühl
Durchlaufzeiten, Auslastung und Marge auf Knopfdruck
Das Ergebnis.
+40 %
mehr Gewinn durch smarte Prozesse
+35 %
mehr Umsatz
20 Std.
weniger manuelle Arbeit pro Woche
- Deutlich weniger Telefonate, weil Praxen direkt am Auftrag antworten
- Kein Mehrfach-Abtippen mehr an den Übergaben zwischen den Systemen
- Monatsabschluss ohne Belegstapel
Anonymisierte Fallstudie eines Laborpartners. Zahlen aus dem Projekt, gerundet.
Ihr Labor könnte das nächste sein.
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir, welche dieser Schritte in Ihrem Labor den größten Unterschied machen.
Erstgespräch vereinbaren 100 % kostenlos & unverbindlich